Vertrouwenspersoon intern of extern

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is iemand binnen (of buiten) de organisatie die beschikbaar is voor medewerkers om vertrouwelijke kwesties te bespreken. Dit kan variëren van problemen op de werkvloer, zoals conflicten met collega's of leidinggevenden, tot meer ernstige zaken zoals intimidatie, discriminatie op de werkvloer of andere vormen van ongewenst gedrag op het werk. Belangrijk is dat de vertrouwenspersoon een luisterend oor biedt, zonder oordeel, en dat hij of zij de vertrouwelijkheid van de gesprekken waarborgt. De vertrouwenspersoon fungeert als een vertrouwelijke en neutrale tussenpersoon, die medewerkers ondersteunt, adviseert en indien nodig doorverwijst naar de juiste kanalen voor verdere hulp of actie.

Kiezen tussen een vertrouwenspersoon intern of extern

Bij het implementeren van een vertrouwenspersoon binnen de organisatie, rijst de vraag: kies je voor een vertrouwenspersoon intern of extern? Het maken van deze keuze vereist een grondige afweging van de voor- en nadelen van beide opties.

De voordelen van een interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon, afkomstig uit de eigen organisatie, kan een diepgaand begrip hebben van de bedrijfscultuur, structuren en processen. Dit kan leiden tot een snellere en meer naadloze afhandeling van vertrouwelijke kwesties. Bovendien kan een interne vertrouwenspersoon gemakkelijker toegankelijk zijn voor medewerkers, wat de drempel om hulp te zoeken kan verlagen.

De nadelen van een interne vertrouwenspersoon

Een mogelijke uitdaging bij het hebben van een interne vertrouwenspersoon is de perceptie van partijdigheid of belangenconflicten. Medewerkers kunnen terughoudend zijn om vertrouwelijke zaken te bespreken met iemand die direct verbonden is aan de organisatie, uit angst voor repercussies of het lekken van informatie.

De voordelen van een externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon, daarentegen, brengt een objectief en onpartijdig perspectief met zich mee. Deze persoon staat buiten de interne politiek en hiërarchie van de organisatie, waardoor medewerkers zich mogelijk comfortabeler voelen om vertrouwelijke zaken te bespreken. Bovendien kan een externe vertrouwenspersoon specifieke expertise en ervaring meebrengen die waardevol kan zijn voor het afhandelen van complexe situaties.

De nadelen van een externe vertrouwenspersoon

Een potentiële belemmering bij het kiezen voor een externe vertrouwenspersoon is de afstand tot de dagelijkse werking van de organisatie. Het kan langer duren voordat een externe vertrouwenspersoon vertrouwd raakt met de specifieke context en uitdagingen van de organisatie, wat kan leiden tot vertragingen in de afhandeling van vertrouwelijke kwesties.

Wanneer een vertrouwenspersoon intern of extern kiezen?

Met ingang van 2024 wordt het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht voor organisaties met 10 of meer medewerkers. De keuze tussen een vertrouwenspersoon intern of extern hangt af van verschillende factoren die je als organisatie moet afwegen. Zo zal de keuze afhangen van de grootte van de organisatie, het soort problemen waarmee medewerkers te maken hebben en de cultuur van je organisatie.

• Omvang van de organisatie: Voor kleine tot middelgrote organisaties kan het praktisch zijn om te kiezen voor een interne vertrouwenspersoon, aangezien deze persoon vaak al bekend is binnen de organisatie en gemakkelijk toegankelijk is voor medewerkers. Voor grotere organisaties kan het daarentegen zinvol zijn om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, gezien de mogelijkheid van belangenverstrengeling bij interne kandidaten en de behoefte aan een objectief en onpartijdig perspectief.
• Belangenverstrengeling: Het vermijden van belangenverstrengeling is essentieel bij het selecteren van een vertrouwenspersoon. Interne kandidaten kunnen bijvoorbeeld geconfronteerd worden met conflicterende belangen, terwijl externe vertrouwenspersonen vrij zijn van dergelijke beperkingen en een objectief standpunt kunnen innemen.
• Gemak: De toegankelijkheid en beschikbaarheid van de vertrouwenspersoon zijn van belang voor het succes van het programma. Een interne vertrouwenspersoon kan gemakkelijk bereikbaar zijn voor medewerkers, waardoor de drempel om hulp te zoeken wordt verlaagd. Aan de andere kant kan een externe vertrouwenspersoon mogelijk flexibeler zijn in termen van beschikbaarheid en locatie, waardoor medewerkers zich comfortabeler voelen om vertrouwelijke zaken te bespreken.
• Kosten: De kosten zijn ook een belangrijke overweging bij het kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon. Interne vertrouwenspersonen kunnen vaak worden aangesteld zonder extra kosten, terwijl het inhuren van een externe vertrouwenspersoon mogelijk financiële investeringen met zich meebrengt. Het is echter belangrijk om de kosten af te wegen tegen de voordelen van een objectief en onafhankelijk perspectief.

Wat Eckcellent voor je organisatie kan betekenen

Eckcellent biedt diensten als externe vertrouwenspersoon om organisaties te ondersteunen bij het waarborgen van een veilige en respectvolle werkomgeving. Als externe vertrouwenspersoon brengen wij een objectief en onpartijdig perspectief met ons mee, waardoor medewerkers zich vrij voelen om vertrouwelijke zaken te bespreken.

Onze ervaren en professionele vertrouwenspersonen zijn allemaal LVV-gecertificeerd en staan klaar om medewerkers te ondersteunen bij het bespreken van diverse kwesties, variërend van intimidatie, discriminatie en andere vormen van ongewenst gedrag. Wij bieden een vertrouwelijke en neutrale omgeving waarin medewerkers zich gehoord, gesteund en gerespecteerd voelen. Daarnaast gaan wij verder dan alleen het bieden van een luisterend oor. Wij bieden ook advies, begeleiding en doorverwijzing naar de juiste kanalen voor verdere hulp of actie. Ons doel is om organisaties te helpen bij het effectief afhandelen van vertrouwelijke kwesties en het bevorderen van een open en veilige werkcultuur. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.